Rattaché hiérarchiquement à la Sous-Direction chargée de la Protection, de la Sauvegarde et de l'Environnement, le Service Sûreté - Protection du CNES/CSG est chargé de la Sûreté et de la Protection des personnes et des biens du CSG. Vos missions en tant qu'assistant.e seront les suivantes:

       

• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion de l’agenda électronique du chef de service.
• Prendre en charge le courrier « Arrivée et Départ ».
• Assurer la gestion documentaire, y compris de la GED : mise en forme, gestion des procédures et correspondant archives du service.
• Participer aux réunions de service : saisie, diffusion et archivage des comptes rendus de réunion.
• Suivi et mise à jour du planning d’absences des salariés du service. 
• Gérer les commandes de fourniture du service.
• Saisir et gérer les missions dans Concur.
• Gérer les astreintes du service : planning prévisionnel et mise à jour du cahier de l’astreinte niveau 2.
• Tenir à jour la liste prévisionnelle des RSP de l’année.

• Assurer l’intérim de la secrétaire de la sous-direction, en alternance avec les autres secrétaires des services de la SDP.
• Présence au service à J0 du lancement aux fins de répondre aux besoins divers : administratifs, logistiques et autres, des opérationnels.

EN CAMPAGNE DE LANCEMENT

·       Présence au service à J0 du lancement aux fins de répondre aux besoins divers : administratifs, logistiques et autres, des opérationnels.

·       Participation éventuelle aux exercices POI (Plan Opérationnel Interne).

·       Gestion et mise à jour de l’annuaire confidentiel du service SP.

BTS de secrétariat ou niveau équivalent acquis par expérience. Bonne culture générale

- Sens de la communication, aisance relationnelle et sens de la diplomatie,

- Ordre et méthode, très grande discrétion

- Autonomie sur les activités confiées et esprit d'initiative

- Aptitude rédactionnelle

Connaissances complémentaires :

Une bonne maîtrise des outils bureautiques est essentielle

Pratique de l'internet, de la GED, SAP, du portail d'entreprise

Une connaissance du CSG et de ses activités serait appréciée